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Chaque jour, chez MailSoar, nous travaillons avec des entreprises dont les emails bien intentionnés n’atteignent jamais leurs destinataires. Il ne s’agit pas toujours d’une question de marketing : les emails des ressources humaines peuvent également être concernés. Invitation à un entretien, communication sur un nouveau processus interne, mises à jour sur les congés ou simple newsletter interne. Ce sont tous des messages importants qui peuvent finir directement dans le dossier spam.
Voici quelques stratégies pour améliorer la délivrabilité de vos emails RH et vous assurer qu’ils parviennent bien à leurs destinataires.
Pourquoi vos emails ressources humaines finissent-ils dans les spams ?
Avant d’optimiser, vous devez analyser les données pour comprendre le problème. Un email des ressources humaines, même sans intention commerciale, peut très bien être considéré comme suspect par un filtre anti-spam. Même en interne.
Cela s’explique en grande partie par les politiques de sécurité plus strictes appliquées aux systèmes de messagerie professionnels. Dès qu’un signal inhabituel est détecté (contenu, domaine, fréquence d’envoi, absence d’authentification), le message peut être relégué dans le dossier spam.
Les filtres anti-spam n'épargnent pas les communications internes
Il est courant de croire à tort que les emails envoyés à vos propres collaborateurs ne sont pas soumis à la délivrabilité. En réalité, les serveurs de messagerie internes (tels que ceux hébergés sur Outlook ou Google Workspace) intègrent également des filtres anti-spam. Et ils ne font aucune distinction entre les emails des RH, du marketing ou des ventes.
Certains mots, des liens mal formatés, une adresse d’expéditeur non reconnue ou une pièce jointe volumineuse peuvent suffire à déclencher ces filtres.
Contenu perçu comme non sollicité ou automatique
Un autre facteur important est la manière dont l’email des ressources humaines est rédigé. Si le message est trop générique, ressemble à une newsletter automatisée ou utilise un ton promotionnel sans personnalisation, il peut être traité comme un envoi massif indésirable. Faites donc attention au contenu : pas seulement à ce que vous dites, mais aussi à la manière dont il est rédigé et perçu par les filtres.
Comment améliorer la délivrabilité des emails RH
1. Utilisez une adresse email professionnelle.
Utiliser une adresse email professionnelle plutôt qu’une adresse générique (comme Gmail ou Yahoo) est une première étape essentielle. Les domaines d’entreprise (par exemple nom@votreentreprise.com) inspirent confiance et sont moins susceptibles d’être filtrés par les systèmes anti-spam. Assurez-vous que l’adresse est facilement identifiable et représentative de votre service.
2. Évitez les mots-clés suspects
Les filtres anti-spam analysent les emails à la recherche de mots ou d’expressions pouvant indiquer un contenu indésirable. Évitez d’utiliser des termes tels que « gratuit », « urgent », « gagner de l’argent » et d’autres expressions souvent associées au spam. Optez pour un langage clair et professionnel qui décrit avec précision le contenu du message.
3. Créez du contenu pertinent et personnalisé
Un email personnalisé a plus de chances d’être ouvert. Utilisez le prénom du destinataire et adaptez le contenu à ses besoins spécifiques. Par exemple, lorsque vous envoyez des invitations, précisez l’objet de la réunion et son importance. Cela incite le destinataire à prêter attention à votre message plutôt que de l’ignorer.
4. Optimisez l'objet du message
L’objet d’un e-mail est un outil idéal pour attirer l’attention. Un objet clair et concis qui reflète le contenu du message augmente les chances qu’il soit ouvert. Évitez les objets trop longs ou trop vagues, et assurez-vous qu’ils ne ressemblent pas à du spam.
5. Inclure un lien de désabonnement
Même si cela peut sembler contre-intuitif, inclure un lien de désabonnement dans vos emails peut améliorer leur délivrabilité. Cela montre que vous respectez les préférences du destinataire et réduit le risque qu’il marque votre email comme spam.
6. Tenez votre liste de contacts à jour.
Une liste de diffusion propre et à jour réduit le risque de rebonds. Assurez-vous que les adresses email sont valides et que les destinataires souhaitent réellement recevoir vos messages. Supprimez régulièrement les adresses inactives (les personnes qui ne travaillent plus dans l’entreprise) afin de conserver une bonne réputation d’expéditeur.
De plus, en France, il est essentiel de se conformer aux règles de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Assurez-vous d’obtenir le consentement des destinataires avant de leur envoyer des emails et offrez-leur la possibilité de se désabonner s’ils le souhaitent. Le respect des réglementations renforce la confiance dans vos communications.
Et si vos emails RH continuent d'atterrir dans les spams ?
Si, malgré toutes ces bonnes pratiques, vous constatez que vos emails ressources humaines finissent dans les spams ou ne sont pas ouverts, il est temps d’aller plus loin.
Chez MailSoar, nos Spamouraïs sont là pour cela : analyser vos envois, auditer votre infrastructure et mettre en œuvre les solutions appropriées. Il ne s’agit pas seulement de questions techniques : il s’agit de maintenir une communication fluide, professionnelle et fiable avec votre personnel et vos partenaires.
Vous avez besoin d’un audit de délivrabilité ou d’une assistance pour vos envois internes ?
Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts et discutons ensemble de vos problèmes. Même les emails ressources humaines méritent une place spéciale dans la boîte de réception.
