Table des matières
Lorsqu’une organisation envoie une newsletter, un appel aux dons ou une invitation à une assemblée générale, elle s’attend à ce que son message soit bien reçu. Pourtant, beaucoup constatent que les emails de leur ONG finissent dans les dossiers spam ou ne sont jamais lus.
Pour les organisations telles que les ONG, les clubs, les fondations ou les fédérations, cela pose un réel problème : comment peuvent-elles informer, mobiliser ou collecter des dons si leurs messages n’atteignent pas leurs destinataires ?
Emails envoyés par les ONG : de quoi s'agit-il ?
Une organisation à but non lucratif utilise souvent l’email comme principal moyen de communication avec ses membres, ses partenaires ou ses donateurs. Voici quelques exemples de messages utilisés :
- La newsletter de l’organisation, envoyée tous les mois ou tous les trimestres, pour partager les actualités concernant l’organisation.
- Appels aux dons par email, particulièrement importants en fin d’année ou lors de campagnes spécifiques.
- Invitations à des réunions, assemblées générales annuelles ou événements locaux.
- Emails opérationnels : changements de date, annulations, mises à jour du programme, etc.
Ce sont tous des messages légitimes et utiles, souvent attendus par leurs destinataires. Et pourtant, ils peuvent finir dans le dossier spam si certaines précautions ne sont pas prises.
Pourquoi les emails de votre organisation à but non lucratif sont-ils envoyés dans les spams ?
Le fait qu’un email ne soit pas reçu ou s’affiche incorrectement n’est pas toujours dû à son contenu. Ce sont souvent des facteurs techniques ou des habitudes d’envoi qui déclenchent les filtres anti-spam. Voici quelques causes courantes :
Une adresse email non professionnelle
De nombreuses organisations envoient leurs emails à partir d’adresses gratuites, telles que nom@gmail.com. Cela peut sembler pratique, mais les serveurs de messagerie détectent ce type d’adresse comme peu fiable, en particulier lorsqu’il s’agit d’envois en masse. Préférez une adresse liée à votre nom de domaine (par exemple contact@organisation.org), ce qui renforce la légitimité de votre message.
Une base de données de contacts mal entretenue
Au fil du temps, votre fichier de contacts peut contenir des adresses erronées, inactives ou obsolètes. Cela augmente le taux de rebond, un signal négatif pour les services de messagerie électronique. Si trop d’emails sont envoyés à des adresses inactives, votre domaine peut être perçu comme peu fiable. Il est donc essentiel de nettoyer régulièrement votre liste d’adresses et d’éliminer les contacts inactifs.
Une infrastructure mal configurée
Il est important de savoir que chaque domaine doit être correctement authentifié pour que les emails soient acceptés. Cela nécessite la mise en place de protocoles tels que SPF, DKIM et DMARC, qui permettent aux serveurs de vérifier que l’email provient bien de votre organisation. Sans ces éléments, vos messages sont plus susceptibles d’être filtrés.
Comment améliorer la délivrabilité des emails de votre ONG ?
Heureusement, il est tout à fait possible d’agir sur ces points, même sans être un expert en informatique. Voici quelques mesures simples que vous pouvez prendre pour améliorer la délivrabilité de vos emails et éviter qu’ils ne finissent dans les spams.
Utilisez un domaine de messagerie dédié
Plutôt que d’envoyer vos emails depuis un domaine personnel ou général, utilisez un domaine ou un sous-domaine dédié (par exemple, email.ONG.org). Cela vous permet d’isoler les envois et de mieux contrôler la réputation de votre domaine, sans risquer de nuire à votre site principal.
Authentifiez votre domaine
La configuration des enregistrements SPF, DKIM et DMARC contribue à sécuriser vos envois. Ces protocoles agissent un peu comme des tampons de vérification : ils garantissent que vos messages proviennent bien de votre organisation et non d’un expéditeur malveillant. Un prestataire de services techniques ou votre hébergeur web peut vous aider dans cette démarche.
Nettoyez régulièrement votre base de données de contacts.
Supprimez les adresses inactives, les doublons ou celles qui provoquent des rebonds. Il vaut mieux envoyer à une base plus petite mais active, plutôt qu’à une liste de diffusion ancienne et peu engagée. Cela améliorera votre taux de réception et limitera le risque de blocage.
Testez vos email avant de les envoyer
Avant chaque campagne, envisagez d’effectuer un test à l’aide d’un outil tel que GlockApps. Ces plateformes vous attribuent un score de délivrabilité, vous alertent sur les éléments à corriger (liens, objets, pièces jointes, etc.) et vous permettent d’optimiser l’envoi avant que le message ne soit envoyé.
MailSoar, partenaire des ONG pour des emails qui arrivent à bon port
Les emails importants provenant d’organisations à but non lucratif doivent atteindre leur public. En évitant les erreurs courantes et en mettant en œuvre des solutions simples, vous pouvez améliorer la délivrabilité de vos messages.
Si vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement professionnel pour mettre en place une infrastructure d’envoi performante, n’hésitez pas à faire appel à un expert tel que MailSoar. Il vous aidera à optimiser vos envois et à maximiser l’impact de votre communication.
