Infrastructure emailing : définition et caractéristiques
Lorsque vous envoyez un email à vos prospects ou clients, vous utilisez une infrastructure de messagerie électronique sans même le savoir. Cet outil vous permet d’envoyer, de recevoir et de stocker des emails, qu’ils soient personnels, transactionnels ou même dans le cadre de votre projet de marketing par email. Il est essentiel de bien le choisir pour optimiser la délivrabilité de vos emails.
Qu’est-ce qu’une infrastructure emailing ?
L’infrastructure emailing est un ensemble de solutions et de logiciels qui permettent l’envoi, la réception et la gestion des emails. Cela comprend, entre autres, les serveurs de messagerie, les logiciels de routage et les filtres anti-spam.
D’un point de vue technique, l’infrastructure emailing se matérialise par un ensemble de serveurs, logiciels et technologies parfois stockés dans le cloud. L’envoi et la réception des emails s’effectuent via des protocoles de transmission (SMTP ou API par exemple). Également, l’interface propose dans la grande majorité des cas des systèmes de gestion des adresses mails et listes de diffusion.
Selon la taille de votre entreprise ou de votre organisation et/ou ses besoins, le type d’infrastructure de messagerie électronique peut varier. Elle peut être hébergée en interne ou gérée par un outil SaaS tel que Sendgrid, Mailchimp ou Postmark.
Caractéristiques d'une infrastructure emailling
Retrouvez ci-dessous les caractéristiques à prendre en compte dans le choix de votre infrastructure emailing afin de monitorer et maximiser la délivrabilité de vos emails.
Gérer vos contacts et vos campagnes
Une infrastructure emailing peut être technique (SMTP) ou marketing (en s’apparentant davantage à un CRM). En général, les SMTP se concentrent sur l’envoi des emails transactionnels ; les emails sont déclenchés par des actions des utilisateurs et ce via API ou SMTP (telles que la création de compte, l’oubli de mot de passe ou la confirmation de commande). À l’inverse, les infrastructures répondant à un besoin marketing permettent de gérer la base de contacts, créer des templates et paramétrer des campagnes à envoyer à des groupes ciblés. Dernièrement, certaines plateformes offrent les deux fonctionnalités (envois transactionnels + interface de gestion de campagnes marketing).
La gestion de vos contacts est une fonctionnalité importante pour l’efficacité de vos campagnes emailing. En effet, un contact qui reçoit un email non pertinent peut développer un sentiment de frustration et se désintéresser de votre marque. Pour éviter cela, votre infrastructure emailing doit vous permettre de segmenter votre base de contacts en fonction de critères pertinents tels que l’âge, l’emplacement géographique, et toute autre donnée utile pour votre secteur. En segmentant votre base d’adresses emails, vous pouvez affiner la cible de vos campagnes, augmenter la performance de vos envois et maintenir une base de contacts propre et qualifiée. Cette pratique permet aussi de personnaliser le contenu de vos emails en fonction de chaque segment de votre audience.
Utilisez vos propres domaines d'envoi et adresses e-mail
Votre infrastructure emailing doit vous offrir la possibilité d’utiliser vos propres domaines d’envoi. L’avantage principal de cette fonctionnalité assez basique est l’envoi d’emails via votre identité de marque. En utilisant votre propre nom de domaine pour l’envoi de vos emails, vous renforcez la confiance et la crédibilité de votre entreprise auprès de vos clients, ce qui peut contribuer à améliorer votre taux d’ouverture et de clic.
Également, selon l’objectif de vos emails (informationnel, transactionnel, marketing…), vous pourrez créer des sous-domaines d’envoi adaptés. Cela cloisonnera vos envois et isolera les problèmes de délivrabilité s’il y en a. Par exemple, vous pouvez utiliser un sous-domaine “news” pour l’envoi de vos newsletters, un autre “contact” pour les emails transactionnels, et ainsi de suite.
Le paramétrage des authentifications SPF, DKIM, DMARC et rDNS
Vous devez avoir la possibilité, au travers de votre infrastructure emailing, de paramétrer les authentifications ci-dessous :
Authentification des emails : SPF (Sender Policy Framework)
Ce protocole vous permet d’autoriser des adresses IP à envoyer des emails depuis votre domaine. Techniquement, seules les adresses IP enregistrées dans le DNS du nom de domaine peuvent envoyer des emails.
Authentification des emails : DKIM (Domain Keys Identified Mail)
En plus d’authentifier les adresses IP d’envoi, cette authentification garantit que le contenu de l’email n’a pas été modifié pendant le transfert.
Authentification des emails : DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance)
Cette technologie informe l’expéditeur des résultats de l’authentification de son courrier auprès des FAI et permet de mettre en quarantaine ou de ne pas délivrer le courrier en cas d’échec du SPF ou du DKIM.
Authentification email : rDNS (DNS inversé)
Cette authentification relie l’adresse IP au nom de domaine (uniquement applicable aux adresses IP dédiées).
Utilisation d'une adresse IP dédiée ou partagée
Votre adresse IP peut être dédiée ou partagée. Nous recommandons aux entreprises qui traitent régulièrement d’importants volumes d’emails de disposer d’une adresse IP dédiée afin de contrôler leur réputation.
En revanche, nous recommandons aux entreprises qui envoient peu d’emails et/ou dont les volumes sont irréguliers d’utiliser une adresse IP partagée. Dans ce cas, l’ESP sélectionné placera l’entreprise dans un pool d’adresses IP partagées de qualité variable en fonction de KPI (tels que le taux d’ouverture, le taux de clic, le taux de rebond, le taux de spam, etc.).
Boucles de rétroaction
Ce processus technique dans votre infrastructure email vous permet d’être averti par votre FAI (fournisseur d’accès Internet) qu’un contact a identifié votre email comme spam.
Cette notification vous permet de prendre immédiatement des mesures pour préserver votre réputation en tant qu’expéditeur et votre capacité à envoyer des emails. En effet, si un grand nombre de vos emails sont signalés comme spam, cela peut affecter la délivrabilité de tous vos envois. Afin de protéger votre réputation, les futurs emails destinés à ce contact ne seront automatiquement pas délivrés.
Accès à toutes vos mesures de performance
L’utilisation des données est devenue la norme, car les entreprises sont poussées à améliorer constamment leur retour sur investissement (ROI). Chaque effort marketing doit être mesurable. Lorsque vous envoyez des emails marketing ou transactionnels, votre infrastructure email doit vous donner accès à des indicateurs de performance. Découvrez ci-dessous les KPI clés à suivre :
Taux de délivrabilité (volume d’emails délivrés / nombre d’emails envoyés x 100) : il s’agit du pourcentage d’emails qui ont été reçus par vos contacts.
Bounce rate (number of undelivered emails / number of sent emails x 100). This calculation represents the percentage of mailboxes that were not reached by your campaign. This rate can be refined by separating hard bounces from soft bounces.
Taux de signalement comme spam (nombre de plaintes / nombre d’emails envoyés x 100) Il s’agit de la proportion de contacts qui considèrent votre campagne comme une tentative d’hameçonnage ou comme un spam.
Taux d’ouverture (volume d’emails ouverts / nombre d’emails envoyés x 100) Il s’agit du pourcentage de contacts qui ont ouvert l’email parmi tous les contacts qui l’ont reçu.
Taux de clics (nombre d’emails ouverts avec au moins un clic / nombre d’emails livrés x 100). Il s’agit du pourcentage de contacts qui ont ouvert l’email et cliqué sur un bouton dans l’email, par rapport au nombre de contacts qui ont reçu l’email.
Taux de désabonnement (nombre de désabonnements / nombre d’emails délivrés x 100). Il s’agit du pourcentage de contacts qui ont choisi de se désabonner de vos communications.
