TeamOut

TeamOut est une scale-up SaaS soutenue par YC et une marketplace biface qui met en relation des entreprises avec des lieux pour leurs séminaires d’équipe, d’où un ciblage à la fois B2B et B2C : B2B pour les entreprises clientes, B2C pour les participants et les lieux partenaires.
Comme beaucoup de scale-ups en forte croissance après YC, TeamOut gérait deux flux email à fort enjeu :
• le marketing via HubSpot et
• le transactionnel via Postmark, sans configuration dédiée à la délivrabilité, avec des volumes qui augmentaient plus vite que son infrastructure email.

Le cas de TeamOut combine plusieurs symptômes classiques d’une mauvaise réputation d’expéditeur, aggravés par des lacunes techniques et une mauvaise hygiène de liste :
• Aucune segmentation par sous-domaine : flux marketing et transactionnels partageaient la même réputation d’expéditeur.
• Problème d’alignement SPF : une erreur de configuration héritée d’une ancienne infrastructure, non conforme aux exigences d’authentification actuelles, qui provoquait directement des arrivées en spam et des échecs d’authentification SPF/DMARC.
• Aucun link branding : pas de domaine de tracking personnalisé.
• Aucun warm-up au démarrage du compte : les volumes ont augmenté sans période de montée progressive, poussant les messageries (Gmail, Outlook…) à considérer les envois comme suspects.
• Des notifications transactionnelles déclenchées à tort.
• Aucun nettoyage de liste récent (hygiène de liste).
• Un pool d’IP partagées de mauvaise qualité.

En partageant une IP avec d’autres expéditeurs aux pratiques inégales, TeamOut héritait d’une réputation dégradée, indépendamment de ses propres pratiques d’envoi.
TeamOut rencontrait un grave problème de délivrabilité, avec deux symptômes principaux :
• des taux d’ouverture faibles sur les campagnes marketing, y compris l’onboarding et les automatisations associées ;
• des emails transactionnels de la plateforme arrivant en spam, et parfois déclenchés à tort, générant un volume important de tickets support.

MailSoar a mis en place une stratégie de segmentation par sous-domaine pour séparer les flux marketing et transactionnels, tout en corrigeant les problèmes techniques de fond (absence de domaine de tracking personnalisé, configuration SPF incorrecte héritée de l’ancienne infrastructure). Un warm-up basé sur l’engagement a ensuite été déployé sur HubSpot, en parallèle d’un audit de la performance des templates transactionnels qui a permis d’identifier la cause des notifications déclenchées à tort, qui nuisaient à l’expérience utilisateur.